Aan het Werk op het Kantoor van Mount Kenya Garden

31 januari
Op het kantoor in Meru bij MKG. Gesprekken gevoerd met de afdeling accounting. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het afhandelen van de betalingen aan de gecontracteerde boeren.
Het werkt als volgt:
De boeren (mensen die op de hellingen van de bergen op een heel klein stukje grond en een paar bananen bomen hebben) worden door de field-medewerkers van MKG geselecteerd en gecontracteerd. Vervolgens nemen deze boeren producten af van MKG zoals zaaigoed, bestrijdingsmiddelen. Vervolgens worden deze boeren getraind en begeleid bij de teelt. De fieldmedewerkers blijven contact houden met deze boeren. Dit vergt veel tijd want het gaat om heel afgelegen gebieden. Deze field-medewerkers houden ook in de gaten wanneer het gewas gereed is voor de oogst. Zij schakelen dan het transport in bij het kantoor. Bij de oogst zijn ook medewerkers aanwezig van MKG die de producten controleren en wegen. Op basis hiervan wordt een leverbon gemaakt die later wordt afgerekend aan de boer. Dit doen ze eens per twee weken en nadat het geld van de verkoop in Nairobi binnen is.
Daarnaast worden de kosten verrekend voor de geleverde producten aan de boer. Zodoende minimaliseren ze het aantal transacties. Dit alles wordt bij gehouden voor zo’n 7000 kleine boeren.
Afrekenen aan de boeren gaat op drie manieren: cash, via de bank of via een tegoed op de mobiele telefoon.
De accounting afdeling zet vervolgens al deze transacties in hun ERP systeem, TALLY genaamd. TALLY is een eenvoudig boekhoudpakket uit India. Ziet er eenvoudig en doeltreffend uit.
Rapportages, daar houden ze niet zo van: 1 keer per 6 maanden is er een management rapportage. Wel houden ze met grote regelmaat het banksaldo in de gaten. In de rapportage wordt per product de opbrengst en kosten geboekt zodat ze weten welke producten het meest winstgevend zijn. Al met al blijkt wederom dat de vraag naar sperziebonen en met name bananen groter is dan dat zij kunnen leveren. Je ziet dus dat ze erg bezig zijn om de productie te verhogen doormiddel van het veldwerk bij de boeren. Teeltbegeleiding zodat de productie omhoog gaat een meer boeren aantrekken tot hun model.
S ’middags gesproken met de transport mannen, Lawrence de wagenpark beheerder, Ambrose de planner, en Morris de transport manager. Het wagenpark bestaat uit 5 pick-ups met 4WD, drie 3,5 tons trucks en drie 7,5 tons trucks.
De zorg van deze mannen is de leeftijd en de conditie van de 7,5 tons trucks. Deze zijn respectievelijk 10 en 15 jaar oud. De infrastructuur is echt zo belabberd dat het me verbaast dat deze auto’s nog rijden. Lawrence de wagenparkbeheerder vertelt dat de onderhoudskosten van de auto’s hoog zijn. Hoe zich dat in cijfers vertaalt weet hij niet daar gaan we morgen samen in duiken. Zij willen graag dat ik ze meehelp met een modelletje om te berekenen of het zin heeft deze trucks te vervangen. De trucks zijn van levens belang voor hun business model echter alles draait om de verkoop van fruit en groenten en zij worden alleen beschouwd als kosten post. De 7,5 tons trucks worden vooral ingezet om dagelijks op en neer te pendelen naar Nairobi. Dit is een route van ca. 250 km vol met hobbels en gaten. Maar dit is nog de beste weg die ze kennen. De andere trucks worden ingezet om de gewassen bij de boeren op te halen. In de droge tijd kunnen ze dat met de 3,5 tons trucks doen en in de regentijd lukt dat alleen met de 4x4 aangedreven pick-ups. Deze pick-ups kunnen maar 1000 kg laden. Ze hebben een aantal vaste chauffeurs in dienst en een aantal losse krachten. Een chauffeur verdient ongeveer 5 euro per dag en aan overuren doen ze niet.
Om de spanning in het gesprek een beetje te breken heb ik ze enkele foto’s van het Havi wagenpark laten zien en wat we allemaal met boardcomputers kunnen. Ze keken me aan als of ik van een andere planeet kom……… Het verschil is zo onbeschrijfelijk groot. Volgende week wil ik aan het management team iets presenteren over HAVI, maar ik ga de inhoud toch maar een beetje aanpassen anders hebben ze echt geen idee waar ik het over heb (ben ik bang voor). Maar toch na deze presentatie was het ijs wel een beetje gebroken en kwamen de verhalen en problemen van hun kant. Met name maken ze zich dus zorgen om de staat van de oude trucks die vooral s ’nachts op en neer pendelen naar Nairobi. De chauffeurs willen er niet mee weg en zij dingen ze dat toch te doen. De route is in het donker niet zo veilig en als je stil komt te staan ben je overgeleverd aan de goden…….De transport manager vindt het moeilijk om met de baas te gaan zitten en te vragen om vervanging. Ik kan hem daar bij helpen maar eerst moeten we de kosten van de trucks inzichtelijk krijgen.
Ander probleem waar ze mee zitten: spreiding van het werk over de week. Er zijn dagen dat de planner niet weet wat hij met de chauffeurs moet doen omdat hij geen werk heeft. Hij moet ze wel betalen. Pragmatisch als ik ben stel ik voor maak een lijstje met dingen die moeten gebeuren, dingen die belangrijk zijn maar kunnen wachten. Op rustige dagen kan je je chauffeurs dat werk laten doen. Begin bijvoorbeeld alle gaten te dichten in het weggetje naar het kantoor (waar alle trucks lossen en laden). Dat weggetje kost ze geld, zulke kuilen, gaten en sporen niet normaal. Daar bonken ze gewoon overheen met een 7,5 tons truck. Daar wordt ie niet beter van………Algemene probleem is wel de infrastructuur en de kwaliteit van de wegen. Dit beperkt MKG echt wel in de verdere groei. In de regentijd spoelen alle zandpaden weg. En alle wegen zijn zandpaden. Er is een asfalt weg en dat is de hoofdweg naar Nairobi.
Verder moeten we inzicht krijgen of de product managers die in het veld opereren bij de boeren voor meer spreiding van het volume kunnen zorgen. Deze mannen spreek ik morgenochtend , mooi aanknopingspunt voor een gesprek.
Allemaal voor de hand liggende zaken en oplossingen en toch heb ik het gevoel dat ze echt iets aan hebben. Ze vragen door en ze vragen heel concreet hoe doe jij dit en hoe zou jij dat doen…….Met deze mannen ben ik zelfs vrienden geworden op Facebook. Allerlei leuke berichtjes van ze gehad. En oohjaa ze willen graag naar Nederland en bij Havi komen werken…………..
Morgen praat ik verder met deze mannen.






1 februari

Veel leuke reacties gehad op mijn blog. Moedigt mij aan hier mee verder te gaan. Toch handig geweest die type-cursus :).
Vandaag geen internet op het kantoor. Doet het gewoon niet……….
Wat ik me steeds meer realiseer is dat ik in een wereld ben gekomen waar geen toeristen komen. Het niveau van comfort is ok. In mijn Hotel heb ik een piep klein kamertje en voor europese begrippen zou je gillend wegrennen als je zo’n kamer kreeg. Er is bijvoorbeeld geen douche met warm water. Maar voor mij en in deze omstandigheden is het prima. Eten in het hotel kost omgerekend 3€ voor een prima maaltijd. In toeristische gebieden kost dit het tienvoudige als ik de folders en boek moet geloven.
Wat opmerkelijke dingen:
- Koffie: zeer ongebruikelijk hier. Hier wordt thee gedronken maar bereidt met een mengsel van heet water en hete melk. Dus slappe thee. Als je om koffie vraagt krijg hetzelfde. Een melkachtige substantie met een vleugje koffie.
- De Kenianen vragen aan mij hoeveel koeien ik heb???
- Ze vinden het echt ook onbegrijpelijk dat ik niet mijn eigen groenten verbouw.
- Of er ook bananen groeien in Nederland.

Gesproken met Fridah en Anthony van ‘productie’. Zij zijn elke dag (6 dagen per week) onderweg naar de verschillende boeren om ze te begeleiden en te adviseren bij de teelt van bananen en papaya.
Ieder heeft zo’n 200 boeren onder zijn hoeden. Zij geven ook aan bij de boeren hoeveel er per dag geleverd moet worden.
Het productie team krijgt van de Sales mensen door hoeveel kg van de verschillende soorten dagelijks geleverd moet worden. Het Productie team spreid deze volumes over de boeren die zij in hun portefeuille hebben. Ook monitoren zij wanneer het gewas gereed is voor de oogst. Dit wordt vervolgens door gegeven aan de afdeling logistiek die samen met transport de ophaal routes maakt.
Ook deze twee mensen geven aan dat de toegankelijkheid van de gebieden om het fruit op te halen een probleem is. Met name in de regentijd zijn sommige gebieden heel moeilijk toegankelijk. Er kan alleen met 4WD voertuigen gereden worden en deze hebben een beperkte laadcapaciteit. Hierdoor moet er vaker gereden worden en ontstaan er wachttijden in het afhalen en de transportkosten stijgen.
Mijn vraag aan Fridah en Anthony:’ hoe doen de andere boeren dat die niet zijn aangesloten bij Mount Kenya Gardens? De boeren gaan of zelf lopend naar de markt met een kleine hoeveelheid maar de meeste laten in de regentijd hun fruit gewoon hangen en wegrotten. Boeren die dus bij MKG zijn aangesloten hebben dus toegang toe de markt doordat zij een logistiek netwerk hebben en dus een inkomen. Het hebben wat dit netwerk is dus van wezenlijk belang voor het model. Deze mensen geven aan dat een te kort aan 4WD voertuigen een bottle-neck is in hun proces.
Vervolgens hebben ze me laten zien hoe de bananen die vanaf de boeren komen geladen zijn. In een 3,5 tons truck maken ze een bed van bananenbladeren waar ze bananen tussen laden. Zodoende kunnen ze meer laden en liggen de bananen beter beschermd tegen het horten en stoten van de truck.